شاید واژه پورتال سازمانی را شنیده باشید اما دقیقا ندانید پورتال سازمانی چیست؟ در این مقاله قصد دارم بصورت کامل اول بگم منظور از پرتال سازمانس چیه و بعد امکانات پرتال های سازمانی و کارکردهاشون رو بررسی کنم و در نهایت به شما برای انتخاب پورتال سازمانی مورد نظرتون کمک کنم .
عناوین مهم مقاله
پورتال سازمانی چیست ؟
معنی کلمه پورتال به فارسی (درگاه) میشه . پورتال شامل مجموعه‌ای از خدمات و سیستم های مدیریتی کارها میشه که در یک فضا گرد هم جمع میشوند و امکان استفاده از خدمات مختلف رو برای کاربران در یک فضا فراهم میکند.
اصولاً پرتال های سازمانی امکانات بسیار زیادتری از وب‌سایت‌ها دارند ، در طراحی سایت پورتال سازمانی ابتدا نیازهای یک سازمان یا شرکت بررسی میشود برای مثال یک سازمان نیاز داره که اطلاعات تمام کاربرانش در پرتال ذخیره کنه اعم از نام ، نام خانوادگی ، آدرس ، شماره تلفن و خیلی اطلاعات دیگه و یا مثلاً دسترسی به فرم های مختلف ، دسترسی به سیستم حضور و غیاب ، دسترسی به سیستم ارسال نامه های درون سازمانی از طریق پرتال ، ثبت موارد مالی درون سازمانی و خیلی امکانات دیگه ای که کارکنان یک شرکت یا سازمان برای انجام فرآیندهای کاری خود به آن نیاز دارند و ازش استفاده می کنند.
در پرتال سازمانی این امکان وجود داره که تمامی پرسنل و مشتریان شما در یک پلتفرم جامع سازماندهی بشن و شما بتونید به تمامی اطلاعات به صورت یکپارچه و در یک پلتفرم دسترسی داشته باشید ، پورتال سازمانی امکانات بسیار وسیعی داره که مثلا شما می توانید سطح دسترسی های مختلفی برای گروه های کاربری و افراد مختلف تعریف کنید برای مثال یکسری از افراد می توانند مدیر یک قسمت خاصی باشند و فقط دسترسی به قسمت خاصی داشته باشد و یکسری افراد دیگه برای مثال میتونن صرفاً دسترسی به بخش اطلاعات کاربر داشته باشند ، پس شما میتونید با ایجاد سطح دسترسی در پرتال سازمانی به هر کدوم از کارمندان و یا حتی مشتریان سطح دسترسی خاصی بدید که بتوانند کارهای مختلفی را انجام بدن.
پرتال سازمانی هم میتونه در بستر وب باشه و هم میتونه در بستر اینترانت و یا شبکه محلی داخلی بنا شده و یا روی یک سرور سازمانی پیاده سازی شده باشد. اگر پرتال سازمانی شما روی یک سرور و داخل سازمانی باشه یعنی فقط افرادی که توی سازمان شما رفت و آمد می‌کنند و به کامپیوترهای سازمان شما و سیستم ها دسترسی دارند می‌توانند از این پرتال استفاده کنند ، اما اگر پورتال شما در بستر وب باشه مطمئناً کاربران از سراسر جهان می توانند بهش دسترسی داشته باشند.
بزارید براتون یه مثال بزنم که همه چیز روشن بشه :
فکر کنید یک شرکت بزرگ میخواد طراحی پورتال سازمانی انجام بده تا تمام پرسنل ،مشتریان ،مدیران ،واسطه‌ها ، سهامداران ،تامین کنندگان و تمام اشخاصی که با این شرکت سروکار دارند بتونند وارد پرتال بشن و مناسب با نقشی که دارند بتوانند به سیستم دسترسی داشته باشند :
مثلاً کارمندان بتونن از طریق پرتال به سیستم حقوقشان به دستمزد شون ،مکاتباتی که با همدیگر داشتند و فایل هایی که آپلود کردند و گزارش هایی که مدیر ها براشون گذاشتن دسترسی داشته باشند یا مدیران بتونند به گزارشاتی که کارمندان در طول روز و هفته پر می‌کنند دسترسی داشته باشند یا به وضعیت فروش و موجودی انبار و مشتریان جدید و بخش صادرات و واردات و خیلی موارد دیگه ای که میتونیم توی پرتال سازمانی ازش استفاده کنیم. مطمئناً شما با راه اندازی پرتال سازمانی میتونید ساماندهی بهتری روی کارهای ریز و درشت سازمان خودتون داشته باشید و مدیریت رو بیش از ۸۰ درصد راحت تر کنید.
هدف از ساخت پورتال سازمانی چیست؟
اطلاع رسانی صحیح به مسئولین و کارمندان مختلف سازمان و بالا رفتن کیفیت و مدیریت کارها از جمله مواردی هست که امروزه به عنوان دغدغه اصلی سازمان های در حال رشد است که طراحی پرتال برای سازمان و شرکت میتواند این دغدغه ها را کاهش دهد و کیفیت و سرعت رسیدگی به کارها را بالا ببرد. اما اگر بخواهیم بگوییم چرا باید از پورتال سازمانی استفاده کنید موارد زیر را حتما مطالعه بفرمایید:
پورتال سازمانی به شرکت ها و کسب و کارها در موارد زیر کمک میکند:
- بهبود به اشتراک گذتری اطلاعات، گردش کار و یکپارچگی در سازمان
- برقراری ارتباط بین مشتریان با سازمان و یا حتی ما بین چند سازمان
- گسترش فعالیت های داخل سازمان به بیرون از آن جهت بالا بردن میزان کارآمدی سیستم و جلب رضایت
- مخاطبین
- انجام برخی امور مشتریان توسط خودشان از طریق فرم های الکترونیکی و اعلام اخبار سازمان به مشتریان و
- پرسنل
- دسترسی یکپارچه به خدمات سازمان از هر نقطه تنها از طریق مرورگر و یا فقط از درون سازمان
- دسترسی آسان به پرتال سازمان از طریق انواع تلفن هوشمند و تبلت
- جستجو بر اساس فیلدهای مختلف با اعمال سطح دسترسی
- قابلیت شخصی سازی خدمات و سرویسهای پورتال بر اساس نیاز بازدید کننده
با استفاده از پورتال سازمانی قادر خواهید بود تمامی سرویسها، اطلاعات، هشدارها، و… را در ساختاری واحد و زیرساختی یکسان برای بسترهای اینترانت، اکسترانت و اینترنت در اختیار مصرف کنندگان قرار دهید.
بنابراین طراحی صحیح یک پرتال سازمانی هماهنگ با نیازهای شرکت یا سازمان که به عنوان نقطه شروع همه فعالیتهای سازمان باشد و به منابع مختلف اطلاعات در نرم افزارهای دیگر سازمان دسترسی داشته باشد مزایای زیر را برای سازمان به همراه دارد:
- خلاصه ای از تمام اطلاعات سازمان با دسترسی ای به شما مرتبط می شود به راحتی در اختیار شما قرار می گیرد.
- مراجعات حضوری ،تلفنی و البته نامه نگاری های درون سازمانی به واحدهای خدمات دهنده مانند اداری، مالی در سازمان شما به شکل قابل توجهی کاهش می یابد
- باعث صرفه جویی در وقت و کاغذ شده و افزایش رضایت پرسنل را به همراه خواهد داشت.
- رانت و دزدی اطلاعات کاهش یافته و مدیریت سازمان بسیار راحت ترر خواهد شد.
بنابراین هر شرکت و سازمان در حال رشدی امروزه به پورتال سازمانی مخصوص خود نیاز دارد. بسیاری از سازمان ها در سال های اخیر این مهم را دریافته و به طراحی پرتال سازمانی خود اقدام ورزیده اند. اما بسیاری دیگر نیز شاید در شرف این کار باشند. برخی دیگر نیز هنوز اهمیت طراحی سایت سازمانی را درنیافته اند.
